Mitglieder importieren | CoopX Dokumentation

Mit CoopX kannst bestehende Mitgliedsdaten einfach importieren. In wenigen Schritten überträgst du deine Daten aus dem bisherigen System. Wir stellen dir dafür eine Vorlage bereit.

Im Folgenden erklären wir Schritt für Schritt, wie das geht. Bitte beachte die empfohlene Abfolge der einzelnen Schritte, damit keine Daten verloren gehen.

Wichtig!

Falls in dem bisherigen System bereits ein digitaler Beitrittsprozess genutzt wurde, deaktiviere diese Funktion unbedingt vor dem Datenexport. Andernfalls könnten weiterhin Bewerbungen im Altsystem eingehen, nachdem die Mitgliedsdaten bereits in CoopX importiert wurden. Mit CoopX kannst du das digitale Beitrittsformular sofort nutzen, um den bisherigen Prozess nahtlos zu ersetzen.

Vorbereitung: Benutzerdefinierte Felder

Prüfe vor dem Import, welche speziellen Informationen du von deinen Mitgliedern übernehmen möchtest. Spezielle Informationen sind Daten, die spezifisch für eure Genossenschaft sind, zum Beispiel Ernteanteile oder Immobilien-Standorte. Für diese Daten benötigst du benutzerdefinierte Felder in CoopX:

Lege für jede spezielle Information ein passendes Feld an.
Diese Felder erscheinen automatisch in der Import-Vorlage.
Während des Imports werden die Daten den richtigen Feldern zugeordnet.

Typ benutzerdefiniertes Feld	Erlaubt in CSV
Text	Freitext
Ja/Nein	`true`/`false` oder `1`/`0`
Ganzzahl	Nur ganze Zahlen
Fließkommazahl	Bitte mit Punkt als Dezimaltrennzeichen (z.B. `1.5`)
Auswahl	Einer der von dir festgelegten Werte
Datum	Im Format `TT.MM.JJJJ` oder `JJJJ-MM-TT`

Datenmigration und Import

Falls die alte Datenstruktur nicht vollständig mit der neuen übereinstimmt, ordne die vorhandenen Informationen einfach so gut wie möglich den entsprechenden Spalten in der CSV Vorlage zu.

So geht's

Navigiere zu Mitglieder: Klicke in der Navigation auf den Menüpunkt Mitglieder und wähle anschließend den Link CSV Import.
CSV-Vorlage herunterladen: Klicke im erscheinenden Pop-up-Fenster auf CSV Vorlage herunterladen.
Daten vorbereiten: Exportiere die alten Mitgliedsdaten (bitte in der Zeichenkodierung UTF-8) und bringe sie exakt in die vorgegebene Struktur. Informationen, die du keinem Feld zuordnen kannst, kannst du in der Spalte Notizen eintragen.
Vorlage speichern: Speichere die ausgefüllte Vorlage inklusive der ersten beiden Zeilen als CSV-Datei ab. Stelle sicher, dass du dabei die Zeichenkodierung UTF-8 und das Trennzeichen ; verwendest.
Daten importieren: Wähle die gespeicherte CSV-Datei aus und klicke auf Hochladen. Starte nun den Import, indem du auf Mitglieder importieren klickst.

Import fehlerhaft

Das Ergebnis des Imports wird im Pop-up-Fenster angezeigt. Sollten Fehler auftreten, werden diese zusammen mit der entsprechenden Zeilennummer aus der CSV-Datei aufgeführt. Behebe die Fehler in der Datei und lade sie erneut hoch. Beim erneuten Import werden nur die zuvor fehlerhaften Zeilen verarbeitet. Bereits erfolgreich importierte Einträge werden übersprungen.

Unterstützung

Wir können gerne bei der Datenmigration behilflich sein. Sprich uns einfach an. Vor allem, wenn die Genossenschaft bereits viele Mitglieder hat und du nicht weißt, wie man die Daten automatisiert in die gewünschte Form bringen kann.