Mitglieder importieren | CoopX Dokumentation

Falls die Genossenschaft bereits ein digitales Tool zur Mitgliederverwaltung verwendet hat, können die Daten migriert werden. CoopX stellt eine Vorlage mit der gewünschten Datenstruktur bereit. Nutze die Vorlage, um die alten Mitgliedsdaten für CoopX aufzubereiten und im CSV-Format zu speichern. Die CSV-Datei wird dann für den Massenimport in CoopX verwendet.

Im Folgenden erklären wir Schritt für Schritt, wie das geht. Bitte beachte die empfohlene Abfolge der einzelnen Schritte, damit keine Daten verloren gehen.

Wenn es bereits einen digitalen Beitrittsprozess gab, sollte bei einem Wechsel zu CoopX diese Funktion im Altsystem vor dem Datenexport deaktiviert werden. Andernfalls könnten weiter Bewerbungen in das Altsystem eingehen, nachdem die Mitgliedsdaten bereits exportiert wurden. Das digitale Beitrittsformular kann in CoopX sofort genutzt werden und den bisherigen Prozess ablösen.

Datenmigration

Uns ist bewusst, dass die alte Datenstruktur bestimmt nicht vollständig auf die neue abgebildet werden kann. Versuche einfach die vorhandenen Informationen so gut wie möglich zuzuweisen.

Vorlage herunterladen.
Alte Mitgliedsdaten exportieren (bitte in der Zeichenkodierunng UTF-8) und exakt in die vorgebene Struktur bringen. Alle Daten eines Mitglieds, die du nicht zuweisen kannst, speicherst du bitte in der Spalte Notizen. Bitte lasse nach Möglichkeit den Flag „IMPORT” zuätzlich am Anfang der Zelle stehen.
Speicher die ausgefüllte Vorlage als CSV Datei ab. Für die Zeichenkodierung bitte UTF-8 wählen.
Klicke den Mitglieder importieren Button und lade die CSV-Datei hoch. Wenn alles gepasst hat, siehst du kurz darauf die Mitglieder in der Übersicht.

Wir können gerne bei der Datenmigration behilflich sein. Sprich uns einfach an. Vor allem, wenn die Genossenschaft bereits viele Mitglieder hat und du nicht weißt, wie man die Daten automatisiert in die gewünschte Form bringen kann. Sofern das Schema von CoopX überhaupt nicht zu den Altdaten passt, aber dennoch ein Systemwechsel in Frage kommt, könnte eine eigene, angepasste Instanz die Lösung sein.