Mitglieder importieren | CoopX Dokumentation

Mit CoopX kannst du bestehende Mitgliedsdaten einfach importieren. In wenigen Schritten überträgst du deine Daten aus dem bisherigen System. Wir stellen dir dafür eine CSV-Vorlage bereit.

Im Folgenden erklären wir Schritt für Schritt den Import. Bitte beachte die Vorbereitungen und halte dich an die Reihenfolge der einzelnen Schritte.

Wichtig!

Falls in deinem bisherigen System ein digitaler Beitrittsprozess aktiv ist, deaktiviere ihn vor dem Datenexport. Andernfalls könnten weiterhin Bewerbungen im Altsystem eingehen, obwohl die Mitgliedsdaten bereits zu CoopX übertragen wurden. Nutze stattdessen das digitale Beitrittsformular von CoopX, um den bisherigen Prozess nahtlos zu ersetzen.

Schritt 1: Benutzerdefinierte Felder prüfen

Überlege vor dem Import, welche speziellen Mitgliedsdaten übernommen werden sollen. Dazu gehören zum Beispiel Ernteanteile oder Immobilien-Standorte. Für solche Informationen benötigst du benutzerdefinierte Felder in CoopX:

Lege für jede spezielle Information ein passendes benutzerdefiniertes Feld an.
Diese Felder erscheinen automatisch in der Import-Vorlage.
Während des Imports werden die Daten den richtigen Feldern zugeordnet.

Typ benutzerdefiniertes Feld	Format in CSV
Text	Freitext
Ja/Nein	`true`/`false` oder `1`/`0`
Ganzzahl	Nur ganze Zahlen
Fließkommazahl	Dezimaltrennzeichen: Punkt (`1.5`)
Auswahl	Einer der definierten Werte
Datum	`TT.MM.JJJJ` oder `JJJJ-MM-TT`

Schritt 2: CSV-Vorlage herunterladen und Daten vorbereiten

Navigiere zu Mitglieder → CSV Import.
Lade die CSV-Vorlage herunter: Wähle im Pop-up-Fenster CSV Vorlage herunterladen und speichere die Datei.
Bereite deine Daten vor:
- Exportiere die alten Mitgliedsdaten (Zeichenkodierung: UTF-8).
- Übertrage die Daten exakt in die Struktur der Vorlage.
- Pflichtfelder müssen ausgefüllt sein.
- Informationen, die du keinem Feld zuordnen kannst, kannst du in die Spalte Notizen eintragen.

Falls sich die alte Datenstruktur nicht 1:1 auf CoopX abbilden lässt, ordne die Informationen so gut wie möglich zu.

Schritt 3: Anteile korrekt übernehmen

Die Übernahme der Anteile ist ein wichtiger Schritt. Die folgenden Felder findest du in der CSV-Vorlage:

Anteile gezeichnet → Anzahl der gezeichneten Anteile
Anteile eingezahlt → Anzahl der bereits eingezahlten Anteile (falls noch nicht eingezahlt, leer lassen)
Anteile gezeichnet am → Datum der Zeichnung (z.B. Datum der Beitrittserklärung)
Anteile eingezahlt am → Datum der Einzahlung (z.B. Kontoeingang oder Bareinzahlung)

Wichtige Regeln für die Datenkonsistenz

Ein Anteil muss zuerst gezeichnet sein, bevor er eingezahlt werden kann.
Das Zeichnungsdatum muss vor oder gleich dem Einzahlungsdatum sein.
Falls kein Datum angegeben ist:
- Anteile gezeichnet am → CoopX nutzt das Datum aus Beantragt am oder setzt das Importdatum.
- Anteile eingezahlt am → CoopX nutzt Mitglied seit oder setzt das Importdatum.

👉 Tipp: Achte darauf, immer passende Datumsangaben einzutragen. Ohne Datumswerte werden wichtige Statistiken im Dashboard ungenau.

Weitere Anteile importieren

Falls ein Mitglied zu unterschiedlichen Zeitpunkten zusätzliche Anteile gezeichnet hat, gehe so vor:

Erstelle weitere Zeilen mit derselben Mitgliedsnummer.
Pflichtfelder in jeder Zeile ausfüllen, andere Felder können leer bleiben.
Trage in den Feldern Anteile gezeichnet, Anteile eingezahlt, Anteile gezeichnet am und Anteile eingezahlt am die jeweiligen Werte ein.

So werden beim Import die zusätzlichen Anteile korrekt angelegt.

Schritt 4: Testimport und Wiederholung

Der CSV-Import ist für die einmalige Migration gedacht. Falls Fehler auftreten, kannst du den Import wiederholen, wenn du bei Testläufen Stadium/Status erst auf Antrag/Neu setzt.

Importierte Daten lassen sich nicht direkt überschreiben!
Lösche alle Mitglieder aus CoopX und wiederhole den Import.
Nach erfolgreichem Testlauf trage die finalen Werte für Stadium/Status ein.

Schritt 5: CSV-Datei hochladen & Mitglieder importieren

Speichere die CSV-Datei:
- Zeichenkodierung: UTF-8
- Trennzeichen: ;
- Ersten beiden Zeilen der Vorlage beibehalten!
Navigiere zu Mitglieder → CSV Import und lade die Datei hoch.
Starte den Import, indem du auf Mitglieder importieren klickst.

Fehlermeldungen & Korrekturen

Falls Fehler auftreten, wird im Pop-up-Fenster eine Übersicht mit Zeilennummern der betroffenen Einträge angezeigt.

Korrigiere die Fehler in der Datei und lade sie erneut hoch.
Es werden nur die fehlerhaften Zeilen neu importiert.
⚠️ Falls für ein Mitglied Zeilen mit weiteren Anteilen enthalten sind, werden diese erneut verarbeitet!

Braucht ihr Unterstützung?

Falls du bei der Migration Unterstützung brauchst, helfen wir gerne weiter. Sprich uns einfach an – vor allem, wenn viele Mitglieder übernommen werden müssen oder eine automatisierte Datenaufbereitung notwendig ist.