Mitgliederverwaltung
Mitglied
Für jedes Mitglied einer Genossenschaft müssen bestimmte Pflichtdaten hinterlegt werden. Mit CoopX kannst du jedoch weit mehr als nur die Basisdaten speichern: Du kannst Dokumente anhängen, Notizen hinzufügen und sogar benutzerdefinierte Felder erstellen, um spezifische Informationen zu erfassen.
GenG § 30 Abs. 2
„(2) In die Mitgliederliste ist jedes Mitglied der Genossenschaft mit folgenden Angaben einzutragen:
1. Familienname, Vornamen und Anschrift, bei juristischen Personen und Personenhandelsgesellschaften Firma und Anschrift, bei anderen Personenvereinigungen Bezeichnung und Anschrift der Vereinigung oder Familiennamen, Vornamen und Anschriften ihrer Mitglieder, 2. Zahl der von ihm übernommenen weiteren Geschäftsanteile, 3. Ausscheiden aus der Genossenschaft.
Die Satzung kann regeln, mit welchen weiteren erforderlichen Angaben jedes Mitglied eingetragen wird. [...]“
Mitglied anlegen
Um ein Mitglied manuell anzulegen, klickst du im Bereich Mitglieder auf den Mitglied hinzufügen Button. In diesem ersten Schritt werden nur die wesentlichsten Mitgliedsdaten abgefragt. Alle Felder, die mit einem roten Stern gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder.
Im Vergleich dazu bietet der digitale Beitritt über das Online-Formular wesentliche Vorteile: Alle Daten werden automatisch in CoopX übernommen, der manuelle Aufwand für das Abtippen entfällt und es können keine Fehler bei der Datenübernahme gemacht werden. Wie deine Genossenschaft den Beitrittsprozess anbieten möchte – also digital, analog oder gemischt – bleibt euch überlassen. CoopX unterscheidet zwischen Digitaler Beitritt (über das digitale Beitrittsformular) und Schriftlicher Beitritt. Auf der Detailseite des Mitglieds steht, über welchen Weg der Beitritt erfolgt ist. (Aus historischen Gründen kann es noch Zzz... Online-Anmeldung geben: Diese Beitritte sind über das Online-Formular vor der Umstellung auf den digitalen Beitritt erfolgt und mussten noch handschriftlich unterzeichnet werden.)
Mitglied bearbeiten
Um die Daten eines Mitglieds zu bearbeiten, musst du zuerst auf dessen Seite gehen. Klicke hierzu in der Mitgliederliste den Namen des Mitglieds oder den Button mit Pfeil am Ende einer Tabellenzeile an.
Auf der Detailseite eines Mitglieds gibt es mehrere Reiter. Die wichtigsten Daten zum Mitglied und der Mitgliedschaft findet man im Reiter Mitglied. Zum Bearbeiten klicke in der großen Kachel rechts oben auf das Symbol mit den drei horizontalen Punkten.
Mitglied suchen
Über die Mitgliedersuche kann man schnell auf einzelne Mitglieder zugreifen. Das Eingabefeld befindet sich immer oben im Browserfenster und ist auf jeder Seite verfügbar. Diese Felder werden bei der Suche berücksichtigt:
- Vorname
- Nachname
- Telefonnummer
- Notizen.
Passt dein Suchbegriff zu dem Inhalt in einem dieser Felder, wird das Mitglied in den Suchergebnissen angezeigt.
Mitglied löschen
Um ein unbeabsichtigtes Löschen zu vermeiden, könnnen Mitglieder nur aus der Mitgliederliste gelöscht werden, wenn sie im Stadium/Status Bewerber:in/Neu sind.
GenG § 30 Abs. 3
„(3) Die Unterlagen, aufgrund deren die Eintragung des Beitritts, der Veränderung der Zahl weiterer Geschäftsanteile oder des Ausscheidens in die Mitgliederliste erfolgt, sind drei Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Mitglied aus der Genossenschaft ausgeschieden ist. [...]“
Einzelnes Mitglied löschen
Ein einzelnes Mitglied im Stadium/Status Bewerber:in/Neu kann auf der Übersichtsseite in der Mitgliederliste ausgewählt und anschließend über das Dropdown-Menu ... bearbeiten gelöscht werden. Auf der Detailseite des Mitglieds gibt es im Dropdown zum Bearbeiten zusätzlich die Option Löschen, sofern das Mitglied im dafür notwendigen Stadium/Status ist.
Mehrere Mitglieder löschen
Mehrerer Mitglieder im Stadium/Status Bewerber:in/Neu können auf der Übersichtsseite in der Mitgliederliste zusammen ausgewählt und anschließend über das Dropdown-Menu ... bearbeiten gelöscht werden. Werden Mitglieder mit einem anderen Stadium/Status mit ausgewählt, hat das keinen Effekt. Diese werden nicht gelöscht.