Geschäftsguthaben einziehen

Die Lastschrifteinzug in CoopX ermöglicht es, offene Geschäftsguthaben von Mitgliedern per SEPA-Sammellastschrift (pain.008.001.11) einzuziehen. Die Funktion steht Benutzern mit der Rolle Administrator oder Mitarbeiter zur Verfügung und ist über die Navigation unter Finanzen > Geschäftsguthaben einziehen erreichbar.

Zusammenfassung des Workflows

1. Voraussetzungen prüfen – Bankdaten der Genossenschaft und SEPA-Daten der Mitglieder sicherstellen
2. Sammellastschrift erstellen – Über Lastschrift erstellen den Entwurf generieren
3. Entwurf prüfen – Beträge, Verwendungszweck und Einzugsdatum kontrollieren und ggf. anpassen
4. Finalisieren – Sammellastschrift abschließen, XML-Datei herunterladen und Pre-Notifications versenden
5. XML einreichen – Die heruntergeladene XML-Datei bei der Hausbank einreichen
6. Zahlungseingang verbuchen – Nach Eingang der Zahlungen die Sammellastschrift insgesamt oder einzelne Positionen als bezahlt markieren

Voraussetzungen

Genossenschaft

Bevor eine SEPA-Sammellastschrift erstellt werden kann, müssen die Bankdaten der Genossenschaft vollständig hinterlegt sein. Folgende Angaben werden benötigt:

• Kontoinhaber – Name des Kontoinhabers der Genossenschaft
• IBAN – Internationale Bankkontonummer (IBAN) der Genossenschaft
• BIC – Bank Identifier Code (BIC) der Genossenschaft
• Gläubiger-ID – Die Gläubiger-Identifikationsnummer der Genossensschaft

Falls eine oder mehrere Angaben fehlen, wird ein Hinweis mit einem Link zu den Bankdaten-Einstellungen angezeigt. Die Bankdaten können unter Einstellungen > Genossenschaft > Stammdaten im Abschnitt Bankverbindung gepflegt werden.

Mitglied

Zusätzlich müssen die betroffenen Mitglieder folgende Daten hinterlegt haben:

• Eine gültige IBAN
• Ein gültiges SEPA-Mandat mit einem SEPA-Mandatsdatum (Datum der Mandatserteilung) und einer SEPA-Mandatsreferenz
• Mindestens einen unbezahlten Geschäftsanteil, der nicht bereits einer anderen Sammellastschrift zugeordnet ist

Sammellastschrift erstellen

Um einen neue Sammellastschrift zu erstellen, klickt man auf die Schaltfläche Lastschrift erstellen. CoopX ermittelt automatisch alle berechtigten Mitglieder und zeigt einen Entwurf in einer Übersichtstabelle an.

Der Entwurf enthält für jedes berechtigte Mitglied folgende Angaben:

• Mitglied – Name des Mitglieds
• MNR – Mitgliedsnummer
• Anteile – Anzahl der offenen Geschäftsanteile
• Betrag (EUR) – Gesamtbetrag der einzuziehenden Anteile
• Verwendungszweck – Automatisch generiert (z. B. „Genossenschaftsanteile MNR123 3x Anteil(e)")
• Kontoinhaber – Name des Kontoinhabers
• IBAN – Die letzten 4 Ziffern der IBAN
• Mandatsreferenz – Die SEPA-Mandatsreferenz des Mitglieds

Entwurf anpassen

Im Entwurf können vor der Finalisierung folgende Anpassungen vorgenommen werden:

Für alle Einträge

• Einzugsdatum festlegen – Das gewünschte Einzugsdatum kann gewählt werden (Standardmäßig 14 Tage ab heute)

Pro Eintrag

• Betrag ändern – Der Einzugsbetrag kann pro Mitglied angepasst werden
• Verwendungszweck ändern – Der automatisch generierte Verwendungszweck kann überschrieben werden (maximal 140 Zeichen)
• Einträge entfernen – Einzelne Mitglieder können aus dem Einzug entfernt werden

Finalisieren

Über die Schaltfläche Finalisieren & herunterladen wird die Sammellastschrift abgeschlossen. Dabei geschieht Folgendes:

1. Die betroffenen Geschäftsanteile werden gesperrt und können keiner weiteren SEPA-Sammellastschrift zugeordnet werden
2. Eine SEPA-XML-Datei im Format pain.008.001.11 wird erzeugt und automatisch heruntergeladen
3. An alle Mitglieder mit hinterlegter E-Mail-Adresse wird eine Vorabankündigung (SEPA-Pre-Notification) per E-Mail versendet

SEPA-XML-Datei

Die erzeugte XML-Datei entspricht dem SEPA-Standard pain.008.001.11 (ISO 20022) und kann direkt bei der Hausbank eingereicht werden. Die Datei enthält:

• Kopfdaten mit Nachrichten-ID, Erstellungsdatum und Gesamtbetrag
• Zahlungsinformationen gruppiert nach Sequenztyp (z. B. RCUR für wiederkehrende Lastschriften)
• Einzelne Lastschrifttransaktionen mit Mandatsinformationen, Schuldnerdaten und Verwendungszweck

Die XML-Datei kann jederzeit über die Schaltfläche XML in der Übersicht der bisherigen Sammellastschriften erneut heruntergeladen werden.

Sammellastschriften verwalten

Alle erstellten Sammellastschriften werden in einer Übersichtsliste angezeigt, sortiert nach Erstellungsdatum (neueste zuerst). Jeder Sammellastschrift zeigt folgende Informationen:

• Anzahl der Transaktionen – Wie viele Einzellastschriften enthalten sind
• Gesamtbetrag – Summe aller Einzelbeträge in EUR
• Status – Der aktuelle Bearbeitungsstand der Sammellastschrift
• Einzugsdatum – Das gewählte Einzugsdatum
• Erstellt am – Zeitstempel der Erstellung

Durch Klick auf den Pfeil links neben einer Sammellastschrift werden die enthaltenen Einzelpositionen in einer Detailtabelle ausgeklappt.

Status einer Sammellastschrift

Eine Sammellastschrift kann folgende Status haben:

• Ausstehend – Alle Positionen warten auf Bearbeitung
• Bezahlt – Alle Positionen wurden als bezahlt markiert
• Teilweise bezahlt – Mindestens eine Position wurde als bezahlt markiert, aber nicht alle
• Teilweise fehlgeschlagen – Mindestens eine Position ist fehlgeschlagen
• Fehlgeschlagen – Alle Positionen sind fehlgeschlagen
• Zurückgesetzt – Die Sammellastschrift wurde storniert

Der Status wird automatisch aus den einzelnen Positionsstatus abgeleitet.

Sammellastschrift-Aktionen

Über das Aktionsmenü (drei Punkte) einer Sammellastschrift stehen folgende Aktionen zur Verfügung:

Alle bezahlt

Markiert alle ausstehenden Positionen in der Sammellastschrift als bezahlt. Es öffnet sich ein Dialog zur Auswahl des Zahlungsdatums. Nach Bestätigung werden:

• Alle ausstehenden Positionen auf „Bezahlt“ gesetzt
• Die zugehörigen Geschäftsanteile als eingezahlt verbucht
• Mitglieder, deren sämtliche Geschäftsanteile nun eingezahlt sind, automatisch in Stadium/Status Mitglied/OK gesetzt

Zurücksetzen

Setzt die gesamte Sammellastschrift zurück. Diese Aktion ist nur möglich, wenn sich alle Positionen im Status „Ausstehend“ befinden. Dabei werden:

• Alle Positionen auf „Zurückgesetzt“ gesetzt
• Die gesperrten Geschäftsanteile wieder freigegeben. Diese können wieder einer neuen Sammellastschrift zugeordnet werden

Einzelpositionen verwalten

Innerhalb einer Sammellastschrift kann der Status jeder einzelnen Position über das Aktionsmenü (drei Punkte) in der Detailtabelle geändert werden. Folgende Übergänge sind möglich:

Beim Übergang nach „Bezahlt“ öffnet sich ein Dialog zur Auswahl des Zahlungsdatums. Der Status der Sammellastschrift wird nach jeder Änderung automatisch neu berechnet.

Vorabankündigung (SEPA-Pre-Notification)

Bei der Finalisierung einer Sammellastschrift wird an jedes betroffene Mitglied mit hinterlegter E-Mail-Adresse automatisch eine Vorabankündigung versendet. Die E-Mail enthält:

• Einzugsbetrag und Währung
• Einzugsdatum im Format TT.MM.JJJJ
• Mandatsreferenz und Mandatsdatum
• Gläubiger-Identifikationsnummer
• Verwendungszweck
• Maskierte IBAN (nur letzte 4 Ziffern)
• Absenderinformationen der Genossenschaft

Je nach Einstellung der Genossenschaft wird die Anrede in der E-Mail in der formellen („Sie“) oder persönlichen („Du“) Form verwendet. Diese Einstellung kann unter Einstellungen > Genossenschaft > Marke angepasst werden.