Finanzen

Der Finanzbereich bündelt die Zahlungsvorgänge der Genossenschaft. Er steht Benutzern mit dem Zugriffsrecht Administrator oder Mitarbeiter zur Verfügung und ist über die Navigation unter Finanzen erreichbar.

Die Übersichtsseite führt zu zwei Unterseiten:

• Geschäftsguthaben einziehen – offene Geschäftsguthaben per SEPA-Sammellastschrift einziehen und die Zahlung verfolgen
• Bankdaten-Prüfung – die hinterlegten IBANs und BICs der Mitglieder auf Fehler prüfen, die eine Bank die Lastschriftdatei zurückweisen lassen würden

Zusammenfassung des Workflows

1. Voraussetzungen prüfen – Bankdaten der Genossenschaft und SEPA-Daten der Mitglieder sicherstellen
2. Bankdaten prüfen – über die Bankdaten-Prüfung fehlerhafte IBANs und BICs vorab finden und korrigieren
3. Sammellastschrift erstellen – Über Lastschrift erstellen den Entwurf generieren
4. Entwurf prüfen – Beträge, Verwendungszweck, XML-Format und Einzugsdatum kontrollieren und ggf. anpassen
5. Finalisieren – Sammellastschrift abschließen und XML-Datei herunterladen
6. XML einreichen – Die heruntergeladene XML-Datei bei der Hausbank einreichen
7. Vorabankündigung versenden – Erst nach der Einreichung die SEPA-Pre-Notification an die Mitglieder senden
8. Zahlungseingang verbuchen – Nach Eingang der Zahlungen die Sammellastschrift insgesamt oder einzelne Positionen als bezahlt markieren

Voraussetzungen

Genossenschaft

Bevor eine SEPA-Sammellastschrift erstellt werden kann, müssen die Bankdaten der Genossenschaft vollständig hinterlegt sein. Folgende Angaben werden benötigt:

• Kontoinhaber:in – Name des Kontoinhabers der Genossenschaft
• IBAN – Internationale Bankkontonummer (IBAN) der Genossenschaft
• BIC – Bank Identifier Code (BIC) der Genossenschaft
• Gläubiger-Identifikationsnummer – Die Gläubiger-ID der Genossenschaft

Falls eine oder mehrere Angaben fehlen, erscheint der Hinweis Bankdaten unvollständig mit einer Liste der fehlenden Felder und dem Link Bankdaten bearbeiten. Die Schaltfläche Lastschrift erstellen wird in diesem Fall gar nicht erst angeboten. Die Bankdaten können unter Einstellungen > Genossenschaft > Stammdaten im Abschnitt Bankverbindung gepflegt werden.

Mitglied

Zusätzlich müssen die betroffenen Mitglieder folgende Daten hinterlegt haben:

• Eine gültige IBAN
• Ein gültiges SEPA-Mandat mit einem SEPA-Mandatsdatum (Datum der Mandatserteilung) und einer SEPA-Mandatsreferenz
• Mindestens einen unbezahlten Geschäftsanteil, der nicht bereits einer anderen Sammellastschrift zugeordnet ist
• Ein Stadium von Bewerber:in oder Mitglied

Wann wird ein BIC benötigt?

Innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) identifiziert die IBAN das Konto eindeutig – ein BIC ist dort nicht erforderlich und wird von CoopX auch nicht mehr in die SEPA-Datei geschrieben, selbst wenn einer hinterlegt ist.

Bankdaten-Prüfung

Die Bankdaten-Prüfung (Finanzen > Bankdaten-Prüfung) zeigt vorab, welche Mitglieder eine Sammellastschrift blockieren würden. Sie beurteilt jedes Mitglied mit hinterlegten Bankdaten nach exakt denselben Regeln, die beim Erstellen einer Sammellastschrift greifen – der Bericht kann dem tatsächlichen Ergebnis also nicht widersprechen.

Die Seite ist rein lesend: eine fehlerhafte IBAN lässt sich nicht automatisch reparieren – die Prüfsumme verrät, dass ein Zeichen falsch ist, niemals welches. Ein Rateversuch würde eine Lastschrift auf ein existierendes, aber falsches Konto lenken. Deshalb benennt die Seite die Mitglieder und verlinkt in deren Reiter Bank & Steuer.

Kennzahlen

Tabelle

Standardmäßig werden nur die Einträge mit Korrekturbedarf angezeigt; über Alle anzeigen bzw. Nur Probleme anzeigen lässt sich die Ansicht umschalten. Neu prüfen liest die Daten erneut ein.

Jede Zeile zeigt:

• Nr. – Mitgliedsnummer
• Mitglied – Name und Stadium
• IBAN – nur die letzten 4 Ziffern (****1234) und das Länderkürzel
• BIC – der hinterlegte Wert
• SEPA-Mandat – ja oder das Kennzeichen kein Mandat
• Befund – das Prüfergebnis
• Korrigieren / Bearbeiten – Link in den Reiter Bank & Steuer des Mitglieds

Mögliche Befunde

Geschäftsguthaben einziehen

Der Lastschrifteinzug ermöglicht es, offene Geschäftsguthaben von Mitgliedern per SEPA-Sammellastschrift einzuziehen. Die Seite ist über Finanzen > Geschäftsguthaben einziehen erreichbar.

Sammellastschrift erstellen

Um eine neue Sammellastschrift zu erstellen, klickt man auf die Schaltfläche Lastschrift erstellen. CoopX ermittelt automatisch alle berechtigten Mitglieder und öffnet den Dialog SEPA-Lastschrift Entwurf mit einer Übersichtstabelle.

Der Entwurf enthält für jedes berechtigte Mitglied folgende Angaben:

• Mitglied – Name des Mitglieds
• MNR – Mitgliedsnummer
• Anteile – Anzahl der offenen Geschäftsanteile
• Betrag (EUR) – Gesamtbetrag der einzuziehenden Anteile
• Verwendungszweck – Automatisch generiert (z. B. „Genossenschaftsanteile MNR123 3x Anteil(e)")
• Kontoinhaber:in – Name des Kontoinhabers
• IBAN – Die letzten 4 Ziffern der IBAN
• Mandatsreferenz – Die SEPA-Mandatsreferenz des Mitglieds

Am Fuß der Tabelle steht die Summe aller Beträge.

Entwurf anpassen

Im Entwurf können vor der Finalisierung folgende Anpassungen vorgenommen werden:

Für alle Einträge

• Einzugsdatum festlegen – Das gewünschte Einzugsdatum kann gewählt werden (standardmäßig 14 Tage ab heute)
• XML-Format wählen – Die Version der zu erzeugenden pain.008-Datei (siehe SEPA-XML-Datei)

Pro Eintrag

• Anteile ändern – die Anzahl der einzuziehenden Anteile kann reduziert werden. Standard: Alle nicht eingezahlten Anteile. Betrag und Verwendungszweck werden dabei automatisch neu berechnet
• Betrag ändern – Der Einzugsbetrag kann pro Mitglied angepasst werden
• Verwendungszweck ändern – Der automatisch generierte Verwendungszweck kann überschrieben werden (maximal 140 Zeichen)
• Einträge entfernen – Einzelne Mitglieder können aus dem Einzug entfernt werden

Finalisieren

Über die Schaltfläche Finalisieren & herunterladen wird die Sammellastschrift abgeschlossen. Dabei geschieht Folgendes:

1. Alle IBANs und BICs, die in der Datei landen würden – die der Genossenschaft ebenso wie die aller Schuldner:innen – werden gegen die Regeln des gewählten XML-Formats geprüft
2. Die betroffenen Geschäftsanteile werden gesperrt und können keiner weiteren SEPA-Sammellastschrift zugeordnet werden
3. Eine SEPA-XML-Datei wird erzeugt und automatisch heruntergeladen

SEPA-XML-Datei

Die erzeugte XML-Datei entspricht dem SEPA-Standard (ISO 20022) und kann direkt bei der Hausbank eingereicht werden. Die Datei enthält:

• Kopfdaten mit Nachrichten-ID, Erstellungsdatum, Anzahl der Transaktionen und Gesamtbetrag
• Zahlungsinformationen gruppiert nach Sequenztyp (z. B. RCUR für wiederkehrende Lastschriften)
• Einzelne Lastschrifttransaktionen mit Mandatsinformationen, Schuldnerdaten und Verwendungszweck

Die XML-Datei kann jederzeit über die Schaltfläche XML in der Übersicht der bisherigen Sammellastschriften erneut heruntergeladen werden.

XML-Formate

Im Entwurf kann zwischen drei Formatversionen gewählt werden:

Sammellastschriften verwalten

Alle erstellten Sammellastschriften werden in einer Übersichtsliste angezeigt, sortiert nach Erstellungsdatum (neueste zuerst). Jede Sammellastschrift zeigt folgende Informationen:

• Anzahl der Transaktionen – Wie viele Einzellastschriften enthalten sind
• Gesamtbetrag – Summe aller Einzelbeträge in EUR
• Status – Der aktuelle Bearbeitungsstand der Sammellastschrift
• Einzugsdatum – Das gewählte Einzugsdatum
• Erstellt am – Zeitstempel der Erstellung
• Vorabankündigung – Sobald eine versendet wurde: der Stand des Versands (siehe unten)

Durch Klick auf den Pfeil links neben einer Sammellastschrift werden die enthaltenen Einzelpositionen in einer Detailtabelle ausgeklappt. Sie zeigt je Position Status, Kontoinhaber:in, Anteile, Betrag, Verwendungszweck, die letzten 4 Ziffern der IBAN und die Spalte Benachrichtigt.

Status einer Sammellastschrift

Eine Sammellastschrift kann folgende Status haben:

• Ausstehend – Alle Positionen warten auf Bearbeitung
• Bezahlt – Alle Positionen wurden als bezahlt markiert
• Teilweise bezahlt – Mindestens eine Position wurde als bezahlt markiert, aber nicht alle
• Teilweise fehlgeschlagen – Mindestens eine Position ist fehlgeschlagen
• Fehlgeschlagen – Alle Positionen sind fehlgeschlagen
• Zurückgesetzt – Die Sammellastschrift wurde storniert

Der Status wird automatisch aus den einzelnen Positionsstatus abgeleitet.

Vorabankündigung (SEPA-Pre-Notification)

Die Vorabankündigung ist gemäß den SEPA-Lastschriftregeln vorgeschrieben und informiert das Mitglied über den bevorstehenden Einzug. Sie ist in CoopX ein ausdrücklicher Schritt, den man auslöst, nachdem die XML-Datei bei der Bank eingereicht wurde.

Versenden

In der Zeile der Sammellastschrift steht dafür die Schaltfläche Vorabankündigung (auf schmalen Bildschirmen im Aktionsmenü). Nach einer Rückfrage werden die E-Mails im Hintergrund versendet; die Schaltfläche ist währenddessen deaktiviert und zeigt Wird gesendet….

Anschließend meldet CoopX, an wie viele Mitglieder die Ankündigung ging und – falls zutreffend – an wen nicht, mit Grund (keine E-Mail-Adresse oder Zustellung fehlgeschlagen). Es werden maximal zehn Namen genannt, der Rest als Anzahl.

Erneut versuchen

Das Ergebnis wird pro Mitglied festgehalten, und zwar direkt nach jedem einzelnen Versand. Ein Abbruch mitten im Lauf kann also nicht vergessen, wer bereits erreicht wurde.

• Solange noch jemand unerreicht ist, heißt die Schaltfläche Erneut versuchen. Sie sendet ausschließlich an die noch nicht erreichten Mitglieder – niemand bekommt die Ankündigung zweimal
• In der Spalte Benachrichtigt der Detailtabelle steht je Position entweder der Zeitstempel des erfolgreichen Versands oder eine eigene Schaltfläche Erneut versuchen für genau dieses Mitglied
• Sobald alle Mitglieder erreicht sind, verschwindet die Schaltfläche und in der Kopfzeile steht Vorabankündigung gesendet am …

Zwischenstände werden in der Kopfzeile als Vorabankündigung teilweise gesendet bzw. Vorabankündigung fehlgeschlagen ausgewiesen.

Inhalt der E-Mail

Die E-Mail trägt den Betreff SEPA-Lastschrifteinzug – <Name der Genossenschaft> und enthält:

• Einzugsbetrag und Währung
• Einzugsdatum im Format TT.MM.JJJJ
• Mandatsreferenz und Mandatsdatum
• Gläubiger-Identifikationsnummer
• Verwendungszweck
• Maskierte IBAN (nur letzte 4 Ziffern)
• Absenderinformationen der Genossenschaft

Je nach Einstellung der Genossenschaft wird die Anrede in der E-Mail in der formellen („Sie“) oder persönlichen („Du“) Form verwendet. Diese Einstellung kann unter Einstellungen > Genossenschaft > Marke angepasst werden.

Jeder Versand wird protokolliert – auch ein fehlgeschlagener, samt der E-Mail, die das Mitglied erhalten hätte. Das Protokoll steht über den CSV-Export E-Mails auf der Mitgliederseite zur Verfügung.

Sammellastschrift-Aktionen

Über das Aktionsmenü (drei Punkte) einer Sammellastschrift stehen folgende Aktionen zur Verfügung:

Alle bezahlt

Markiert alle ausstehenden Positionen in der Sammellastschrift als bezahlt. Es öffnet sich ein Dialog zur Auswahl des Zahlungsdatums. Nach Bestätigung werden:

• Alle ausstehenden Positionen auf „Bezahlt“ gesetzt
• Die zugehörigen Geschäftsanteile als eingezahlt verbucht

Zurücksetzen

Setzt die gesamte Sammellastschrift zurück. Diese Aktion ist nur möglich, wenn sich alle Positionen im Status „Ausstehend“ befinden. Dabei werden:

• Alle Positionen auf „Zurückgesetzt“ gesetzt
• Die gesperrten Geschäftsanteile wieder freigegeben. Diese können wieder einer neuen Sammellastschrift zugeordnet werden

Einzelpositionen verwalten

Innerhalb einer Sammellastschrift kann der Status jeder einzelnen Position über das Aktionsmenü (drei Punkte) in der Detailtabelle geändert werden. Folgende Übergänge sind möglich:

Beim Übergang nach „Bezahlt“ öffnet sich ein Dialog zur Auswahl des Zahlungsdatums. Der Status der Sammellastschrift wird nach jeder Änderung automatisch neu berechnet.