Dokumente

Der Dokumenten-Editor in CoopX ermöglicht es, Dokumente wie Protokolle, Satzungen oder Sitzungsnotizen direkt in der Anwendung zu erstellen und zu verwalten. Die Funktion steht Benutzern mit der Rolle Administrator oder Mitarbeiter zur Verfügung und ist über die Seitenleiste unter Büro > Dokumente erreichbar.

Dokument erstellen

Um ein neues Dokument zu erstellen, klickt man auf die Schaltfläche Neues Dokument. Jedes Dokument besteht aus einem Titel, den Inhalt und einer Zugriffsebene.

Der Inhalt wird in Markdown verfasst – einer einfachen Auszeichnungssprache, mit der sich Texte über Zeichen wie #, ** oder - strukturieren und formatieren lassen. Markdown eignet sich besonders gut für Dokumente, weil es ohne komplexe Editoren auskommt und den Fokus auf den Inhalt legt.

Der Editor zeigt den Rohtext auf der linken Seite, eine Live-Vorschau des formatierten Dokuments und Markdown-Kurzreferenz auf der rechten Seite. In der mobilen Ansicht kann über Tabs zwischen dem Editor und der Vorschau navigiert werden.

Vorteile von Markdown

• Vielseitig – Markdown eignet sich für Dokumente, Notizen, Protokolle, Präsentationen und vieles mehr.
• Portabel – Markdown-Dateien sind reine Textdateien und lassen sich mit nahezu jeder Anwendung öffnen, unabhängig von Betriebssystem oder Gerät.
• Zukunftssicher – Anders als proprietäre Formate bleiben Markdown-Dateien auch langfristig lesbar, selbst wenn sich die verwendete Software ändert.
• Weit verbreitet – Plattformen wie GitHub, Reddit und viele weitere unterstützen Markdown als Standard.

Zugriffsebenen

Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Dokuments kann eine der folgenden Zugriffsebenen gewählt werden:

• Nur ich – Nur die Person, die das Dokument erstellt hat, kann es sehen und bearbeiten.
• Vorstand – Alle Benutzer mit der Benutzergruppe Vorstand haben Zugriff.
• Aufsichtsrat – Alle Benutzer mit der Benutzergruppe Aufsichtsrat haben Zugriff.
• Vorstand & Aufsichtsrat – Beide Benutzergruppen haben Zugriff.
• Alle Admins und Mitarbeiter – Alle Benutzer mit der Rolle Administrator oder Mitarbeiter haben Zugriff.

Automatisches Speichern

Änderungen an einem Dokument werden automatisch gespeichert, während man tippt. Ein visueller Indikator neben dem Titel zeigt den Speicherstatus an. Es gibt keine lokale Zwischenspeicherung – eine aktive Internetverbindung ist erforderlich.

Vorlagen

Systemvorlagen

CoopX liefert vorgefertigte Vorlagen mit, zum Beispiel für ein Versammlungsprotokoll oder eine Geschäftsordnung. Diese stehen allen Benutzern mit Admin- oder Mitarbeiter-Rolle zur Verfügung und können nicht gelöscht werden.

Genossenschaftsvorlagen

Jedes Dokument kann als Vorlage gespeichert werden. Gespeicherte Vorlagen stehen ebenfalls allen Benutzern mit Admin- oder Mitarbeiter-Rolle zur Verfügung und können über das Menü Öffnen ausgewählt werden.

Drucken und PDF

Über die Schaltfläche Drucken / PDF wird eine druckoptimierte Vorschau in einem neuen Tab oder Browserfenster geöffnet. Von dort kann das Dokument über Drucken ausgedruckt oder als PDF gespeichert werden.

Papierkorb

Gelöschte Dokumente werden in den Papierkorb verschoben (Soft-Delete). In der Papierkorb-Ansicht können Dokumente wiederhergestellt oder endgültig gelöscht werden. Dokumente verbleiben unbegrenzt im Papierkorb, bis sie manuell wiederhergestellt oder endgültig gelöscht werden.